שאלות נפוצות

פייפר הוקמה בשנת 2018 על ידי רואי חשבון, מנהלי כספים ואנשי טכנולוגיה, כדי לשנות את הדרך שבה עסק מעביר מידע לרואה החשבון שלו ומנהל את ההוצאות שלו. הרעיון נולד מתוך העבודה בצד של רואה החשבון: רוב הזמן לא נותב על חשיבה חשבונאית אלא על איסוף מסמכים, פענוח כתב יד והקלדה חוזרת. כיום מופקים במערכת למעלה מ-70,000 מסמכים בחודש, בארכיון הדיגיטלי שמורים יותר מ-1.7 מיליון מסמכים, ולמעלה מ-4,000 משתמשים עובדים בה בפועל. המערכת עומדת בכללי ניהול ספרים לשמירת מסמכים בצורה דיגיטלית ומאושרת על ידי רשות המיסים בישראל, והנתונים מגובים בענן על שרתים בישראל.

המערכת זמינה מכל מקום ומכל מכשיר שיש בו דפדפן: מחשב נייד או נייח, טאבלט או טלפון, בכל מערכת הפעלה. בניגוד לתוכנה שמותקנת על מחשב במשרד, אין צורך בחומרה ייעודית, בהתקנות או בגיבויים שלכם. עדכוני המערכת מגיעים בצורה שוטפת ואינם דורשים מכם שום פעולה. המשמעות המעשית היא שרואה החשבון שלכם, מנהל החשבונות ואתם עובדים על אותם נתונים באותו הרגע, בלי לשלוח קבצים אחד לשני ובלי לשאול מי מחזיק בגרסה העדכנית. הנתונים שמורים בענן על שרתים בישראל ומגובים באופן שוטף.

כן, ואתם לא מתחילים מדף ריק. אנחנו מייבאים את הנתונים שלכם מהמערכת הקודמת: רשימת הלקוחות, רשימת הספקים, קטלוג המוצרים והשירותים, סיווגי ההכנסות וההוצאות, תנועות בנק וספירות מלאי. בפועל זה אומר שביום הראשון המערכת כבר מכירה את הלקוחות והספקים שלכם ואתם לא מקלידים אותם מחדש. ההעברה מלווה בהדרכה אישית, ואפשר לעשות אותה בשיתוף מסך מרחוק כך שאתם רואים בדיוק מה נכנס ולאן. היקף הייבוא תלוי במערכת שממנה אתם מגיעים ובפורמט הייצוא שלה, ונשמח לבדוק את המקרה הספציפי שלכם לפני שמתחילים.

בדרך כלל לא, אבל בכפוף לתנאים שנוגעים לעסק שלכם ולא למערכת. פייפר מאושרת על ידי רשות המיסים בישראל ועומדת בדרישות הטכניות לסריקה ולארכיון דיגיטלי: הסריקה נאמנה למקור, המסמך נחתם דיגיטלית, נשמר באופן מאובטח וניתן לאיתור ולחיפוש. עם זאת, ביעור מסמכי המקור מותנה בתנאים נוספים שחלים על הנישום עצמו: שהוגש דוח ההתאמה למס לאותה שנת מס, שהוגש דוח ניכוי במקור מספקים (856), שהנישום לא הורשע בעבירות מסוימות, ושהספרים לאותה שנה קבילים ואינם נמצאים בהליך פסילה. משמעות הדבר: המערכת נותנת לכם את התשתית הנדרשת, והתנאים הנוספים נבדקים מול רואה החשבון שלכם לפני שמשמידים מסמך. בכל מקרה, העותק הדיגיטלי נשמר במערכת ללא הגבלת זמן וזמין לאיתור בכל רגע.

לא. לתפעול המערכת עצמה אין צורך ברקע חשבונאי ואין צורך לגייס כוח אדם חדש. מה שנדרש מכם הוא להעביר את המסמכים, ויש לכך כמה דרכים: שליחה לכתובת מייל ייעודית, צילום והעלאה ישירה מהנייד, או העלאה מתוך המערכת. משם הסריקה האוטומטית ממלאת את רוב השדות בעצמה. חשוב לומר במפורש: המערכת אינה מחליפה את רואה החשבון שלכם ואינה נותנת ייעוץ מס. היא דואגת לכך שהחומר מגיע אליו מסודר, מסווג ובזמן, במקום בקלסר בסוף השנה. עסק עם עובדים, מלאי או ניהול מורכב עשוי בהחלט לרצות מנהל חשבונות, וגם אז העבודה שלו קצרה יותר.

כן, יש תמיכה טלפונית עם נציג אנושי. התמיכה כוללת מענה על תפעול המערכת: איך מפיקים מסמך, איך מסווגים הוצאה, למה דוח מסוים מציג את מה שהוא מציג, ואיך מגדירים משתמש או מחסן. מעבר למענה לתקלות, אנחנו מלווים בהדרכה אישית בשלב ההקמה כדי שתתחילו נכון ולא תגלו בעוד חצי שנה שמשהו הוגדר לא טוב, ואפשר לקיים את ההדרכה בשיתוף מסך מרחוק כך שאנחנו רואים בדיוק את המסך שלכם. מה שהתמיכה אינה נותנת הוא ייעוץ מס או חוות דעת חשבונאית: שאלות מהסוג הזה שייכות לרואה החשבון שלכם, ואנחנו נשמח לדבר איתו ישירות אם זה עוזר.

תמיכה טלפונית ניתנת בימים ראשון עד חמישי, בין 09:00 ל-17:45, בשעון ישראל. מחוץ לשעות האלה ובימי שישי, שבת וחג, אפשר לפתוח פנייה מתוך המערכת עצמה או לשלוח מייל, ואנחנו חוזרים אליכם ביום העבודה הבא. פנייה שנפתחת מתוך המערכת עדיפה על מייל, כי היא מגיעה אלינו עם ההקשר: החברה, המשתמש והמסך שממנו נפתחה, כך שאנחנו לא צריכים לבקש מכם את הפרטים האלה לפני שמתחילים לטפל. בכל דרך שתבחרו הפנייה נשמרת ואפשר לעקוב אחריה, כך ששום שאלה לא נעלמת בתיבת דואר.